A produtividade nas empresas, especialmente agora que vivemos uma das mais intrincadas crises pelas quais o Brasil já passou, é mais que uma simples necessidade: é sobrevivência. E um inimigo vem, há décadas, se instalando e proliferando no meio corporativos, matando a produtividade nas empresas e exaurindo o tempo útil de equipes, enquanto leva a meias decisões que apenas servem para sustentar sua própria existência e crescimento: as reuniões.
Claro, reuniões sempre serão necessárias – mas temos de fazê-las mesmo com a frequência que fazemos hoje?
Pesquisas realizadas pela revista Forbes em 2013 mostraram um panorama interessante a respeito desses inimigos da produtividade nas empresas e escritórios norte-americanos. Cerca de 37% do tempo de funcionários de nível executivo, naquela altura, eram gastos em reuniões diversas. Alguns gerentes, conforme levantado, chegavam a participar de mais de 60 reuniões ao mês. E, embora a situação chegasse a esse ponto, pelo menos 47% dos executivos de nível gerencial ou de diretoria entrevistados pela revista consideravam a maior parte das reuniões uma enorme perda de tempo.
Mas por que a maioria das reuniões atenta tanto contra a produtividade?
Conheça 7 fatores que fazem com que as reuniões prejudiquem a produtividade das empresas.
1. Muita gente envolvida
Executivos que convocam reuniões parecem considerar, muitas vezes, que o “sucesso” de seu encontro depende não do que será tratado ou das decisões e estratégias que serão definidas durante a realização da reunião, mas sim do número de pessoas envolvidas.
Uma reunião custa dinheiro: horas de trabalho pagas a todos ali presentes oferecem o cálculo inicial de quanto se está perdendo em termos de mão-de-obra pela mera convocação de uma reunião. Alguns chefes não se contentam em paralisar o trabalho de dois ou três funcionários que realmente precisam se reportar ou receber instruções, eles precisam envolver todos dentro da equipe e, se possível, mais gente de fora.
Muitas vezes, dezenas de pessoas são retiradas de suas funções para que uma ou duas pessoas decidam algo em uma reunião. Será que não seria mais fácil, nesse caso, que as duas pessoas o decidissem e posteriormente apenas enviasse um e-mail a todos?
2. Falta de planejamento
Algumas reuniões são sem dúvida necessárias – a maioria das que se enquadram nessa categoria são marcadas com antecedência ou possuem um calendário regular: semanal, mensal e com data marcada.
Contudo, alguns gestores adora convocar reuniões “de emergência”. Na maioria dos casos, não há nada de urgente nos temas a tratar, mas ainda assim, eles retiram pessoas de suas funções sem aviso prévio.
Além do mais, reuniões dessa natureza tendem a produzir ainda menos resultados. Muitos dos participantes, pegos de surpresa com o anúncio da reunião, não são capazes de preparar relatórios, colher informações ou apresentar material suficiente para o que deve ser discutido e decidido (e acabam tendo que prepará-lo para uma “próxima reunião”).
3. Ego e “reforço” de autoridade
Outros gestores utilizam reuniões como um modo de reforçar ou dar importância à sua própria autoridade junto a suas equipes. Nesse tipo de reunião, a pauta ou os resultados mostrados pelos colaboradores não têm grande importância, já que o foco central é reforçar e impor o próprio ego do gestor.
Reuniões desse tipo geralmente vêm acompanhadas de “instruções” de superiores a respeito de tarefas e ordens que já estão sendo cumpridas, ou que funcionários já estão desenvolvendo, sem qualquer problema ou interferência – só que eles tiveram de parar tudo isso para atender à reunião.
4. Reunião ou palestra?
Outros dois problemas surgem em reuniões costumeiras que vemos hoje no meio empresarial. Chefias praticamente “discursam” para suas equipes. Isso por si só já seria um enorme disparate, mas o problema vai além: elas discursam por horas.
Encarnando o melhor de Fidel Castro, alguns gestores tomam horas de reuniões apenas para falar de amenidades ou comunicar decisões simples que poderiam figurar em dois ou três tópicos em um e-mail ou memorando.
Reuniões precisam ser curtas, objetivas e possuir metas. Alguns especialistas em gestão do tempo consideram que qualquer reunião que leve mais de 10 ou 15 minutos está fadada a perder o foco e criar novas tarefas e necessidades de discussão do que resolver os tópicos aos quais se propuseram inicialmente.
5. Tecnologia é pra ser usada
Todos adoram as novas tecnologias de videoconferência, sistemas e plataformas de CRM e project management na nuvem e sistemas de mensagens instantâneas. Então, a pergunta é uma só: por que não as utilizam?
A tecnologia deveria reduzir drasticamente a necessidade de encontros e reuniões. Em contato integral e o tempo todo com equipes, líderes não mais precisariam perder grande parte de seu tempo “arrebanhando” funcionários para dar instruções ou cobrar relatórios – tudo isso poderia estar sendo feito online, sem interromper tarefas mais importantes e produtivas.
Além disso, o não uso dessas tecnologias, que estão disponíveis de qualquer modo, representa um grande custo de oportunidade: o investimento foi feito nelas, mas sua contribuição para a empresas não está sendo utilizada em pleno potencial.
6. Cenários repetitivos
Reuniões parecem ser sempre iguais. Várias pessoas falam, uma só decide ao final. Além de mais rápidas e de menor frequência, reuniões poderiam estar usando metodologias e cenários diferentes.
Nem todas elas precisariam ocorrer em salinhas fechadas no vigésimo andar de um edifício. Algumas delas poderiam estar ocorrendo em um happy hour, ao ar livre, em uma caminhada… o céu é o limite quando se trata de inovar, mas a grande maioria dos empresários segue no formato “padrão” de reuniões. Equipes inteiras continuam a ver essas paralisações no trabalho como maçantes e repetitivas, mas pouco tem sido feito para mudar essa situação.
7. Próxima reunião
Esse talvez seja o sintoma mais claro de que a produtividade nas empresas está sendo morta por reuniões e encontros. Já reparou que toda reunião, necessariamente, termina marcando a “próxima” reunião?
Essa prática sempre é inútil, por dois motivos simples: no caso de reuniões realmente necessárias e de exposição de resultados, é comum que elas já estejam colocadas em um calendário; e a marcação da próxima reunião faz com que, inevitavelmente, muitas das decisões que poderiam ser tomadas agora, neste momento, sejam proteladas para um próximo encontro.
Enquanto você pensa um pouco em tudo o que leu, analise as coisas do seguinte modo: ao invés de marcar uma reunião para discutir isso tudo com seus colaboradores, que tal apenas perguntar para eles por e-mail qual é sua opinião?
