O cloud computing e o uso de ferramentas exclusivamente online é uma tendência, mas as opções são inúmeras. Poucas ferramentas, entretanto, são tão completas e versáteis como a oferecida pelo Google. O Google Apps une as melhores características de ferramentas que muitos usuários já utilizam em versão gratuita com um poderoso set de sistemas empresariais e voltados à produtividade. Como a grande maioria das pessoas já utiliza sistemas como o do Gmail ou a rede social Google+ em suas vidas, corporações e organizações têm preferido o pacote para ingressar na era da nuvem. Mas, para você que ainda não se decidiu, descubra como o Google Apps pode ajudar sua empresa!
Entenda como o Google Apps pode melhorar a produtividade da sua empresa
Comunicação usando o Gmail
O e-mail ainda é uma ferramenta amplamente utilizada no cotidiano de qualquer empresa, desde gráficas ou lanchonetes de bairro até grandes multinacionais. A facilidade de uso e integração com sistemas em celulares, aplicativos e o uso exclusivo a partir do browser tornou o Gmail uma ferramenta de correio eletrônico que aposentou muitos grandes nomes do segmento.
Com o Google Apps, é possível usar a mesma plataforma do Gmail como um cliente de e-mail, mas sem a necessidade de arcar com licenças de softwares, instalar qualquer tipo de programa ou realizar atualizações. Além disso, como a maioria de seus funcionários já possui contas de e-mail pelo Google, o uso dessa aplicação dispensa qualquer tipo de orientação ou treinamento.
Domínio próprio
O Gmail oferece, dentro do Google Apps, a possibilidade de você utilizar e-mails com o domínio de sua empresa (do tipo “@suaempresa.com.br”). Claro que você pode também criar e utilizar e-mails gratuitos do Gmail, mas o uso da ferramenta com o domínio correspondente à sua marca é um feature importante da ferramenta – por alguns motivos:
- Demonstra maior profissionalismo. Poucas pessoas atualmente levam a sério empresas que utilizam e-mails que não possuem sua própria marca – passa uma imagem de improviso e desleixo.
- Facilita a comunicação interna. Como os e-mails sempre utilizam seu domínio, a aplicação de filtros e definição de grupos em intranets e plataformas de trabalho dentro das empresas fica mais fácil.
- Igual ao gratuito, só que seu. Claro, usando a mesma plataforma do Gmail gratuito, mas com seu domínio e e-mail profissional, você ganha todas as vantagens da ferramenta que já conhece e a simplicidade dos sistemas do Google, sem ter que deixar de utilizar o e-mail “oficial” de sua empresa.
Reuniões e compromissos sincronizados
A depender do seu tipo e ramo de negócio, compromissos e reuniões são marcados em toneladas por dia. Secretárias, assistentes e executivos perdem horas ao dia fazendo com que suas agendas “casem” umas com as outras. O Google Apps permite a sincronização de calendários, mas não apenas dentro da própria ferramenta.
É possível sincronizar compromissos com o Gmail e com dezenas de outros clientes e aplicações, facilitando a vida não apenas de sua equipe, mas também de clientes e fornecedores com os quais você precisa se encontrar ou reunir.
Muitos dos avisos e convocações também são automáticos, integrados com o e-mail. Ao criar eventos e convidar funcionários ou colegas, eles automaticamente recebem a convocação por e-mail, sem que você tenha que ficar ligando, organizando e confirmando presenças metade do seu dia.
Compartilhando documentos e trabalhos
Nos últimos 20 ou 30 anos, todos os seus funcionários provavelmente usaram sistemas como o Microsoft Office em base quase diária: produzindo textos, montando apresentações, criando e atualizando planilhas. Esse tipo de rotina era somada ao envio e recebimento de dezenas, às vezes centenas desses documentos todos os dias.
O Google Apps não apenas disponibiliza as ferramentas de compartilhamento do Google, como o Google Drive, permitindo que arquivos e documentos sejam vistos, alterados e editados por todos, mas também oferece uma plataforma que atualmente é praticamente um “Office na nuvem”.
O Google Docs hoje é completamente compatível como formatos como o Microsoft Office, e possui ferramentas de edição e uso semelhantes – porém mais simples e diretas. Seus colaboradores não estranham a plataforma, que é praticamente a mesma que eles utilizam desde os tempos de escola, mas você ganha em rapidez, colaboração e produtividade.
Novamente, tudo é feito a partir do browser – qualquer computador, não importando seus atributos ou potência, pode ser usado para desempenhar tarefas dentro da empresa, o que nos leva a uma outra vantagem.
Menor investimento em hardware
Sim, não se fala muito disso, mas é uma realidade. Como todas as aplicações e ferramentas em sistemas como o Google Apps são acessadas a partir do navegador, não há necessidade de instalar softwares e atualizações a todo momento nas máquinas.
Isso na verdade cria menor necessidade de substituição ou atualização de computadores e, mesmo em casos nos quais substituições são necessárias, é possível optar por máquinas mais simples e baratas.
Ferramentas de gestão do conhecimento
O Google Apps permite a criação de sites e sistemas online com facilidade. Muitas empresas montam, em cima de páginas do Google Sites, plataformas de “wiki” ou bancos de conhecimento para uso por parte de seus colaboradores e até mesmo do público em geral e de clientes.
Para o gestor, basta controlar quem pode ou não criar novo conteúdo e quem poderá acessá-lo posteriormente. A dinâmica de “criação de sites” na internet, hoje ainda uma rotina cara de dispendiosa para muitas empresas nacionais, pode se tornar algo simples e rápido, e facilitar a criação de cultura e conhecimento em sua empresa.
Reuniões e diálogos sem sair do lugar
O Google Apps ainda oferece um suporte para até 25 pessoas em vídeo de alta definição – o Google Hangouts. É possível realizar reuniões inteiras, com as 25 pessoas interagindo simultaneamente em vídeo, conversando, mas também usando ao mesmo tempo as ferramentas de chat e diálogo, compartilhamento de telas e envio de arquivos, montagem rápida de apresentações e muito mais.
Boa parte dos compromissos, ainda que agendados pelo Google Calendar, não terão mais de ser presenciais, economizando tempo, horas pagas a seus funcionários e equipe e também recursos da empresa.
Os hangouts do Google podem ainda ser usados em rotinas de treinamento e educação corporativa, reduzindo os custos com treinamento e capacitação de recursos humanos e aproximando setores e graus hierárquicos diferentes, para que os mesmo possam trocar experiências e conhecimento de forma cotidiana, sem parar aquilo que estão fazendo.
Facilidade e praticidade
Concluindo – pode-se dizer que as ferramentas oferecidas pelo Google Apps são coisas que já conhecemos e usamos em nosso dia a dia. Porém , nem todas essas ferramentas estão sempre no mesmo lugar, e geralmente muitas delas não são tão fáceis de usar ou intuitivas.
O Google Apps não é uma revolução em termos de ferramentas – mas sim em termos de produtividade, facilidade de uso e porque não, em termos de custos. As alternativas, e elas precisam ser muitas, podem causar um grande problema no caixa de sua empresa.
