Índice de Produtividade é a relação que existe entre os resultados obtidos e os recursos empregados em um processo. Quanto menos recursos forem empregados e mais resultados forem alcançados, maior a produtividade.
Mas é preciso ter cuidado ao interpretar estas palavras: por exemplo, com o mesmo montante de recursos financeiros que a Ferrari só consegue produzir um único carro, uma montadora aqui no Brasil pode produzir uma centena de carros populares.
É claro que esta comparação não faz sentido algum. Não é possível dizer qual das empresas tem índice de produtividade maior, principalmente se não levarmos em conta também indicadores de eficácia e de eficiência.
Portanto é muito importante entender que um índice de produtividade, se não forem muito bem definidas as unidas unidades a serem mediadas, tanto as de entrada (recursos) quanto as de saída (resultados), é impossível fazer comparações de produtividade.
Índices de produtividade de países, por exemplo, obedecem critérios rígidos estipulados pelos economistas e, dessa forma, é possível compará-los.
Mas como definir bons índices de produtividade para sua empresa e como usá-los adequadamente?
É isso que você vai saber mais a fundo agora!
Veja também: Qual a melhor medida da produtividade de sua empresa?
Como determinar um bom índice de produtividade
Vamos imaginar que você precise determinar o índice de produtividade de um escritório de advocacia. Você solicita isso a um analista e, alguns dias depois ele traz uma planilha falando em horas trabalhas no mês (como recurso) e quantidades de páginas totais de processos entregues nos cartórios (como resultado).
Que você acha desta medida de produtividade?
Vamos analisar. Será que o número de páginas produzidas é mesmo relevante? Não seria melhor usar o número de processos? Às vezes, um processo tem muitas páginas, mas não necessariamente foi mais complexo de ser feito.
Sim, seria melhor.
E, quanto aos recursos, às entradas para calcular este índice de produtividade, talvez não fosse melhor usar o custo total das horas trabalhadas (existem estagiários, assistentes, advogados júnior, sênior e pleno, cada um com um custo de hora trabalhada diferente)?
Então, um bom índice de produtividade poderia ser:
Custo das horas trabalhadas no mês / quantidades de processos entregues no Fórum no mês
Você está satisfeito com este índice?
Na verdade, ele ainda precisa ser melhorado. Sabe por quê? Porque ele não mede um resultado relevante para os resultados da sua empresa.
– Não, como não? – Talvez você esteja se perguntando: – Quanto mais processos nosso escritório entregar no Fórum por mês não será bom para nossa empresa?
Sim, desde que todos eles revertam em causas ganhas!
É isso que seu cliente quer: ganhar causas! Se você vai precisar de 1, 2, 3 ou 32 idas ao Fórum, isso não interessa para ele. Ele quer ver seus direitos garantidos o mais rápido possível.
Na verdade, ir vezes demais ao Fórum pode até ser um dado de saída que mostra ineficiência e ineficácia no processo.
Claro que este dado sobre processos entregues no mês não precisa ir para o lixo, é útil para algumas análises internas, mas um bom KPI de produtividade, neste caso, poderia ser:
Custo das horas trabalhadas no mês / quantidades de causas ganhas no mês
Então, aqui vai a primeira regra: um bom índice de produtividade deve medir algum fator que reverta na satisfação do cliente.
Veja mais: 5 dicas de como aumentar a produtividade da empresa
As 5 boas práticas para escolher bons índices de produtividade
1- (Não custa repetir) utilize dados de saída que se relacionem diretamente com a satisfação do cliente.
2- Use dados de saída e de entrada de fácil medi0ção.
Por exemplo: seria muito difícil saber se as horas que um advogado utilizou em um processo foram de pesquisa, deslocamento, falar diretamente com o juiz, redigir a peça, ler o processo, negociar com o advogado da outra parte etc. Seria um detalhismo desnecessário e a medição dependeria das declarações da cada um, sem como verificar a veracidade.
3- Mostre a todos porque aquele índice é importante
Se as pessoas e sua produtividade serão medidas por este índice, é fundamental que entendam porque ele foi escolhido para se convencerem de que ele é um critério justo.
4- Seja transparente na divulgação dos índices, mas sem expor pessoas
Cuidado ao divulgar a produtividade de um funcionário para os outros, pode ser constrangedor para ele. Mostre os desempenhos gerais, de equipes e departamentos. Desempenhos individuais podem até ser mostrados se houver um tipo de concurso aberto, fora disso, o feedback deve ser pessoal.
5- Utilize um sistema inteligente para coletar e divulgar os índices
Sistemas de CRM, como SalesForce, ferramentas de gestão e outras soluções na nuvem, com o Google Drive for Work e o Office 365 são excelentes para coletar informações de forma colaborativa, em tempo real e com acesso remoto.
Utilize algum tipo de aplicativo para isso e garanta mais produtividade no seu negócio.
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