Você, com certeza, já ouviu falar que tempo é dinheiro. Mas tempo é bem mais que isso: o tempo é a sua vida passando! E se você não quer que a vida passe sem aproveitar cada minuto da melhor maneira possível, seja no trabalho, no lazer ou com a família e amigos, dê uma olhada nas dicas que vamos dar para você e aprenda como otimizar o tempo no trabalho.
10 dicas de como otimizar o tempo no trabalho
Não adianta achar que o trabalho não faz parte de sua vida. Ele está lá e muitas pessoas mudam rapidamente de opinião sobre ele quando estão sem trabalho, seja por aposentadoria ou por outros motivos menos desejados. Por isso, saber como otimizar o tempo no trabalho é a melhor maneira de reservar tempo para outras atividades que você valoriza.
1- Separe as coisas
Está saindo para trabalhar? Tire da cabeça outras preocupações! É difícil? Sim, principalmente se isso envolver assuntos relacionados a sua família e, em segundo lugar, problemas financeiros. Mas ir trabalhar com a cabeça em outro lugar não vai resolver nem um problema nem outro. Se for necessário, peça ajuda ou um tempo para resolver os assuntos pessoais. Da mesma forma, ao terminar suas tarefas de trabalho, desligue o botão e dedique-se às outras atividades de sua vida: seja à família, ao lazer, aos esportes, viagens, estudos, leituras, ou o que preferir, mas nunca “misture as estações”.
2- Nada de mesa (ou HD) bagunçados
Além de dar uma péssima impressão para os colegas e chefes, uma mesa bagunçada não tem como otimizar o tempo no trabalho. Pelo contrário: o tempo que você gasta procurando papéis e relatórios seria muito melhor aproveitado gastando 5 minutinhos, toda manhã e ao sair do trabalho, para dar uma ordem na mesa. O mesmo vale para seu computador. Organize tudo em pastas com nomes adequados e, de preferência, na nuvem, para poder acessar de onde estiver.
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3- Lista de tarefas: isso funciona!
Pode parecer algo simplório, mas realmente funciona. Isso acontece porque você relaxa ao saber que não vai esquecer de nada que tem para fazer naquele dia, está tudo anotado. Mas faça isso de uma forma organizada, quase um ritual. Chegue para trabalhar, dê aquela geral na mesa (lembra?) e aí verifique sua agenda, e-mails e outras fontes de “compromissos”. Não tente resolver nada naquele momento, apenas anote tudo na lista. Talvez, dependendo de sua rotina, pode demorar até meia hora para fazer isso. Mas vale a pena! Apenas anote tudo e passe para o passo seguinte de como ganhar tempo no trabalho.
4- Prioridades: o que fazer primeiro?
Agora, analise sua lista e defina a prioridade de cada tarefa, coloque-as em ordem e, ao lado de cada uma, quanto tempo vai gastar. Evidentemente é uma estimativa.
5- Compromissos com outras pessoas
Não esqueça de incluir na sua lista aqueles compromissos inadiáveis e que terão que ser cumpridos de qualquer forma, como reuniões, visitas a clientes, teleconferências etc. E aqui vai uma dica rápida de como otimizar o tempo no trabalho: antes de começar a trabalhar, verifique rapidamente se essas atividades estão confirmadas. Em caso de desistências, abra mais um tempinho em sua lista!
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6- Esvazie a caixa de entrada
Pronto: comece a trabalhar já sabendo quando terá que parar por conta de compromissos inadiáveis e qual o tempo para cada tarefa. Se notar que determinada tarefa não terminou no tempo estimado, verifique sua lista e veja se vale a pena continuar nela e cortar outra tarefa da lista, ou se é melhor partir para a próxima. O importante é nunca empacar!
7- Tempo extra
É bom sempre deixar um tempinho extra em sua lista, se possível. Caso não seja necessário, relaxe! Isso mesmo. Ninguém é de ferro e pequenos intervalos, quando possível, são uma maneira de como otimizar o tempo no trabalho e sua produtividade, por incrível que pareça.
8- Colaboração
Uma empresa é uma reunião de pessoas com um objetivo comum, cada uma com sua tarefa. Será que não existe uma tarefa que você poderia executar mais rapidamente e eficientemente em colaboração com um colega? É claro que isso tem que ser uma via de mão dupla. Crie grupos, pense em projetos em equipe, troque tarefas. Além de ser uma excelente maneira de como otimizar o tempo no trabalho, você pode se destacar na empresa!
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9- Use a tecnologia a seu favor
A tecnologia pode ser uma excelente aliada para quem busca como agilizar o tempo no trabalho. Por outro lado, é preciso saber usá-la. Em primeiro lugar, evite distrações excessivas em mídias sociais e, além disso, não abandone nunca a regra 6: esvazie a caixa de entrada. Se você ficar interrompendo o trabalho toda vez que o Whatsapp ou a caixa de e-mail chamarem, não tem como otimizar tempo no trabalho!
10- Lazer, saúde e sono!
Não tem como aproveitar o tempo no trabalho se você aparecer na empresa cansado e doente. Durma o suficiente, pratique atividades físicas e se divirta de forma saudável. Afinal, você trabalha para isso!
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