Ficar atento aos custos é essencial para qualquer organização. Em tempos de crise esse papel se torna ainda mais necessário e as empresas devem passar a ter um olhar mais crítico para identificar os custos “invisíveis”: custos internos que não permitem que as equipes sejam mais produtivas.
Um custo que geralmente passa despercebido pelos gestores é o de reuniões: em uma reunião quinzenal de 4 horas entre 5 gestores, cujo custo por hora de cada um seja R$ 50,00, representa um custo de 24 mil em um ano. O grande problema, no entanto, é a baixa produtividade das reuniões, 66% delas são consideradas improdutivas e mal conduzidas, segundo pesquisa preliminar realizada pela TriadPS.
Para tornar as suas reuniões mais produtivas e garantir a sinergia entre as equipes iremos abordar neste artigo como fazer reuniões por Hangouts de forma eficaz. Acompanhe-nos na leitura!
Conhecendo o Hangouts
O Hangouts é uma ferramenta para realização de vídeo conferências online. A sua utilização é muito simples, basta acessar a ferramenta e clicar em “Iniciar Hangouts”, através de computadores ou dispositivos com Android e iOS. A conversa pode incluir até 10 pessoas por videoconferência, mas diversas outras pessoas podem participar via chat.
O Hangouts elimina custos com deslocamentos para reunião e mantém a interação com os participantes, apenas 4% realizam multitarefa em conferência online, segundo a Fuze.
Dicas para tornar as reuniões via Hangouts produtivas
Defina um objetivo
É muito comum ouvir falar de pauta em reunião, mas antes de definir a pauta é importante que você defina o objetivo da reunião. Quais problemas devem ser resolvidos nesse encontro? Com base no seu objetivo você deve criar as pautas necessárias para que o objetivo seja atingido. O próximo passo é criar um roteiro, com o tempo determinado para cada pauta.
Antecipe as informações
Quantas vezes você já participou de reuniões sem ter ciência do que seria tratado ou sem receber nenhuma informação prévia?
Para facilitar a participação das pessoas e fazer com que as reuniões cumpram o seu objetivo dentro do tempo, é importante que o planejamento seja enviado com antecedência para os participantes, contendo anexos e possíveis ações que os participantes devem entregar.
Prepare o ambiente com antecedência
É muito comum em qualquer evento acontecer falhas nos equipamentos sonoros, datashow não funcionar, esquecer o arquivo, etc. No ambiente online não é diferente, por isso, abra a “sala” com antecedência e faça os testes no áudio e vídeo, confirme os links dos convites e verifique se o notebook está devidamente carregado. Use a Agenda do Google para verificar se os recursos da sua empresa estão disponíveis.
Cuidado com o tempo
Abaixo listamos algumas dicas que irão ajudar a garantir um bom controle do tempo:
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Comece e termine no horário marcado;
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A reunião deve ter um condutor para controlar o tempo e manter o foco;
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Caso surjam pontos que devem ser tratados, mas que não estão ligados na reunião, anote-os e trate em outra oportunidade;
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Convide apenas as pessoas chave, quanto mais pessoas, maior a dispersão e dificuldade para controlar o tempo;
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Use um cronômetro em contagem regressiva, isso irá fazer com que todos sejam objetivos e gera um estresse positivo nos participantes para pensar em possíveis soluções.
Repasse os pontos
Ao final da reunião você deve reler o objetivo da reunião e verificar se foi atingido na reunião. Faça um breve resumo das principais ideias que surgiram e das ações. Crie tarefas com as pessoas responsáveis e datas para realização. Por fim, salve a reunião e envie o link para os participantes retirar quaisquer dúvidas que tiverem.
Gostou do conteúdo ou tem alguma dúvida? Gostaria de saber como podemos contribuir para tornar a sua empresa mais produtiva? Então fale conosco!
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