Cada vez mais o mundo fica “menor”, mais aproximando profissionais, informações e recursos em tempo real. Independentemente do lugar onde você estiver, é possível falar com pessoas ou obter documentos e informações localizadas em outras cidades, países e continentes. Se por um lado as distâncias encurtaram, o tempo não para: o dia continua tendo 24 horas, a cada minuto mais cheios de atividades, reuniões e entregas para fazer. Já pensou em usar uma agenda de compromissos online para gerenciar tudo isso?
Principalmente para quem ocupa posições de liderança e gerenciamento de equipes, é preciso saber onde cada um de seus colaboradores está e o que estão fazendo. E mais: como reunir as pessoas certas no lugar certo, marcar videoconferências, “calls” em conjunto, ou até mesmo telefonar pessoalmente, se necessário, sem interferir em compromissos pré-agendados ou atrapalhar alguém com uma ligação inoportuna durante uma reunião importante.
E estas são penas algumas das vantagens de se usar uma agenda de compromissos online compartilhada para gerenciar seu time!
Separamos para você uma lista com todas as vantagens e funcionalidades que o uso de uma agenda de tarefas online pode trazer para a gestão de sua equipe!
Veja também: Google Calendário já está disponível offline para o Chrome
Todas as vantagens de uma agenda de compromissos online
Acompanhe os compromissos de seu time e horários livres
Você precisa falar urgentemente com um de seus colaboradores e, de preferência, encontrá-lo pessoalmente. Mas você sabe que ele é um funcionário de alta performance, sempre ocupado e ativo. Como saber a hora certa para marcar esse compromisso?
Com ajuda de uma agenda de atividades online compartilhada, como a do Google Apps for Work, por exemplo, é só verificar o calendário dele e, em alguns cliques, você adiciona o evento na agenda e envia a solicitação, especificando assunto, local, horário, demais participantes e tudo mais.
Seja avisado de seus próximos compromissos
Nada mais chato que esperar alguém para uma reunião ou conversa online e descobrir que a pessoa esqueceu do combinado e não vai aparecer ou entrar em contato… Para não fazer isso com os outros, que tal receber, em qualquer de seus dispositivos móveis, um aviso com contagem regressiva de seu próximo compromisso?
Saiba mais: Google Agenda: Não perca mais nenhum compromisso
Além disso, com uma boa agenda de compromissos online você pode receber lembretes via SMS ou outra forma que achar mais adequada, como e-mails ou pop-ups de notificação.
Confira aqui: Google Agenda: Receba lembretes via SMS para não perder nenhum compromisso
Anexe os documentos e informações necessárias para cada reunião
Outro fator que atrapalha diversas reuniões e deixa principalmente quem as programou bastante frustrado é quando os demais participantes não se prepararam para o evento, alegando que não tiveram acesso aos documentos, planilhas e outras informações.
Com o uso de uma agenda de compromissos online bem equipada com funcionalidades adequadas, é possível incluir facilmente anexos aos eventos programados, municiando todos os integrantes da reunião das informações que precisam para que ela ocorra da melhor forma.
Saiba mais: Google Agenda: Aprenda a anexar documentos aos seus eventos e reuniões
Tudo pronto para reunião? Cadê o projetor?
Agora que todos estão avisados e sendo lembrados dos horários, e que as informações estão disponibilizadas para todos, não tem como dar algum erro na reunião. A não ser que… falte algum equipamento!
Quantas vezes você se preparou para uma reunião importante e um convidado inesperado apareceu: o famoso Murphy, aquele, da Lei de Murphy…
Ai, o cabo do monitor não está na sala, o wi-fi não foi disponibilizado ou o projetor não foi instalado.
Atrasa o início da reunião, algumas caras feias aparecem, seu rapport inicial se perde e um clima desagradável se instala!
Evite tudo isso com uma agenda de compromissos online que permite verificar quais os recursos de sua empresa estão disponíveis para serem usados e se poderão ser utilizados em seu compromisso.
Saiba o horário de seus compromissos em qualquer lugar do mundo
Imagine que sua agenda de reuniões online e outros compromissos (calls, vídeo conferência etc.) está toda tomada e você sai de São Paulo, por exemplo, para Manaus (que tem outro fuso horário) ou mesmo para outro país.
Ao chegar ao seu destino é preciso marcar novos compromissos, mas nos horários locais, é claro! Com uma agenda de compromissos online com funcionalidades adequadas será possível ver os horários corretos de cada compromisso em um clique, sem fazer contas complicadas ou, pior que isso, errar nos cálculos e encavalar toda sua agenda…
Confira: Google Agenda: Tenha o horário do mundo todo na sua agenda!
Como você viu, agendas de compromissos online não são um mero aplicativo a mais em seu computador, mas realmente podem trazer muito mais produtividade, comunicação, compartilhamento e produtividade para o seu time e resultados para a empresa.
Dê uma olhada nos resultados alcançados pela Ondunorte, que conseguiu um ambiente estável de comunicação e também a otimização de processos de negócio.
Acesse: CASE ONDUNORTE.
