Essa máxima já está ficando um pouco batida no mundo dos negócios, mas quando o assunto é produtividade nas empresas, ela ainda continua sendo praticamente uma lei. Muitas empresas formulam complexos sistemas e processos para elevar a produtividade e reduzir o desperdício de tempo, dinheiro e recursos, mas acabam criando mais tarefas e necessidades – o que eleva a produtividade em alguns setores, mas gera um peso ainda maior para a companhia como um todo.
A produtividade nas empresas nunca deixou de ser um assunto em pauta – na era da internet e da tecnologia, ela se tornou ainda mais necessária. Dia após dia inovações em produtos, processos e até mesmo na mão-de-obra colocam empresas à frente de seus concorrentes, e quem fica para trás muitas vezes não tem sequer tempo de reagir.
Contudo, o segredo da produtividade, na grande maioria dos casos, está na simplicidade. O “menos é mais”, novamente.
Mas como podemos implementar ciclos mais produtivos nas empresas, de forma simples e sem envolver grandes gastos financeiros ou períodos infindáveis de acomodação e implementação?
O bom e velho incentivo
Incentivar colaboradores é algo que comprovadamente reflete de maneira positiva na produtividade nas empresas. De novo, muitas companhias criam sistemas de incentivo complicados, com gatilhos, porcentagens, pontuações, rankings, avaliações e todo aparato possível para, ao mesmo tempo, tentar iludir funcionários e também criar incentivos que não firam seus princípios – ou bolsos.
A grande verdade é que esse tipo de prática acaba gerando custos. Embora comissões, bônus e outras formas de incentivo acabem saindo “mais barato” para a empresa, a manutenção e controle de sistemas complexos de incentivo e bonificação gera tarefas desnecessárias para líderes e departamentos de RH. É como se você reduzisse a premiação na Fórmula 1, porém aumentando o número de pilotos premiados e elevando o número de circuitos da temporada. No final das contas, você acaba tendo colaboradores de pior desempenho premiados, enquanto aqueles que realmente se destacaram trabalham mais e recebem menos gratificações do que antes.
Políticas de incentivo precisam ser economicamente viáveis, transparentes, objetivas e afetar a todos os colaboradores de maneira indistinta. A ideia é simples: os melhores serão premiados. Os que não alcançam a meta? Podem passar por treinamentos, capacitação, sessões de coaching e outros benefícios que melhorem seu desempenho, mas reflitam em produtividade nas empresas.
Feedback vale ouro
Ouvir funcionários não é cortesia. Muitas vezes, especialmente em cadeias complexas, colaboradores são capazes de rastrear a origem de desperdícios, trabalho dobrado e rotinas ineficientes mais do que os líderes da corporação. Ao não ouvir feedbacks, uma empresa acaba matando suas chances de aprimorar processos e tornar sua produção mais eficiente e rentável.
Além de você perder em produtividade, ainda enfrenta as consequência da desmotivação, com funcionários tendo de enfrentar problemas diários que você não quer ouvir.
Corte reuniões pela metade, e depois corte novamente
As meninas dos olhos de muitos executivos, as reuniões, comprovadamente são um assassínio à produtividade nas empresas. Algumas pesquisas norte-americanas apontam que colaboradores em nível gerencial podem gastar mais de 30% de todo seu tempo dedicado ao trabalho em reuniões.
Reunir equipes e manter-se informado a respeito do que ocorre é necessário, porém reuniões que duram horas, na maioria dos casos, podem ser reduzidas a encontros de 20 ou 30 minutos. Algumas delas inclusive podem ocorrer por videoconferência ou até mesmo por mensagens online. Para cortar pela metade o tempo desperdiçado nessas reuniões medievais, algumas dicas são úteis:
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Estabelecer temas e tópicos para cada reunião, e não permitir que outros temas e assuntos desviem o propósito do encontro.
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Estabelecer uma ordem e a vez de cada um dos presentes de se pronunciar, se possível com um limite de tempo para cada um.
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No caso de atas ou relatórios, apenas uma pessoa fica responsável pela função, repassando as informações a todos posteriormente.
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No caso de executivos, reuniões podem ser marcadas fora do pico de atividade da empresa, evitando paralisações.
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Instigar a comunicação constante através de diversos canais. Quanto mais informação é trocada, menor é a necessidade de reuniões para discuti-las.
Listas de afazeres
Pode parecer bobo e até caseiro, mas a criação de listas de afazeres diários pode representar, no caso de profissionais altamente ativos, como vendedores e analistas de suporte, um ganho de 10% ou 20% em seu tempo útil no trabalho.
As listas de afazeres ainda fazem o profissional seguir uma ordem lógica de tarefas, situam chefes e líderes a respeito do andamento das coisas e permitem ao funcionário trabalhar com planejamento, realmente concluindo algo antes de começar outra coisa.
Pausa para o café
Algumas pausas são sempre necessárias. É de senso comum que um aluno dificilmente mantém seus níveis de concentração após duas horas seguidas imerso nos estudos – por que a coisa seria diferente em relação ao trabalho?
Pequenas pausas para o café ou uma conversa não apenas beneficiam a produtividade nas empresas, elas criam laços de amizade e coleguismo, promovem o relacionamento entre diferentes setores e abrem novos canais de comunicação e cooperação… o que gera ainda mais produtividade.
Tecnologia
Claro, não poderíamos nos esquecer da tecnologia – ela é fundamental e nas últimas décadas tem sido a grande responsável pelo ganho de produtividade nas empresas. Plataformas que já existem há tempos no mercado se tornaram mais modernas, completas e conectadas, como o CRM e alguns sistemas de ERP e plataformas colaborativas e até mesmo de ensino à distância são usadas para ministrar capacitações e treinamentos sem interromper a produção. O poder da nuvem transformou toda uma geração de aplicações em ferramentas que praticamente acompanham cada passo do trabalho, sem inconvenientes e distrações e com avaliações e suporte em tempo real.
Conectividade, interação e comunicação – sinônimos da nuvem que estão, aos poucos, tornando-se também sinônimos da produtividade nas empresas. Tecnologias que vieram para ficar e, certamente, ainda não deram o último passo em relação ao ganho de eficiência… o futuro será ainda mais produtivo, e se você permitir, sua empresa também.
