O Google Vault é uma ferramenta que permite reter, analisar, arquivar e exportar as conversas e e-mails trocados por contas Google dentro do ambiente corporativo.
Você já tinha ouvido falar nessa ferramenta do Google?
Talvez não tão conhecida como o Gmail ou o Docs, o Google Vault, no entanto, é uma ferramenta muito importante no ambiente corporativo.
Por quê?
Porque as informações de sua empresa quando trafegam na nuvem precisam estar seguras e ser planamente rastreáveis. Isto é: você precisa saber quem trouxe a informação, a alterou, deletou ou compartilhou.
E o Google Vault é extremante eficiente nesse sentido. Saiba mais sobre ele neste post.
Veja também: Você sabe como garantir a segurança dos arquivos da sua empresa?
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O que é Google Vault exatamente?
Google Vault, como o nome já indica, é uma das ferramentas empresárias disponibilizadas pelo Google. Para as contas corporativa dos assinantes do G Suit ele já faz parte do “pacote” não se precisando, portanto, fazer nenhuma aquisição extra.
Seu objetivo é permitir uma auditoria nas informações trocadas em sua empresa ao utilizar o Gmail e outras ferramentas de comunicação baseadas na nuvem.
Por exemplo, você pode pegar as conversas trocadas no Hangout e arquivar ou mesmo exportar para analisar em outro momento, caso necessário.
Você também pode inserir um prazo mais logo que o usual para que essas conversas retiradas ou arquivar sejam excluídas automaticamente. Isso permite que você não tenha surpresas ao buscar uma conversa que não existe mais pelo fato do sistema ter excluído sem aviso prévio.
Dessa forma você fica totalmente no controle, sem surpresas ou imprevistos.
Para o ambiente corporativo isso é muito importante, principalmente para as conversas realizadas com os clientes. Perder uma conversa pode resultar em dores de cabeça para a empresa.
Por esse motivo, essa ferramenta se tornou muito importante para as organizações no âmbito jurídico, pois facilita muito na hora de encontrar os dados necessários em meio as conversas realizadas que podem estar sendo contestados por outras pessoas,
Como isso funciona na prática?
Imagine que um cliente da sua empresa resolveu entrar com uma ação judicial contra a sua empresa por algum motivo. Nesse exemplo vamos dizer que ele está alegando que você cobrou um preço maior por uma remessa de produtos.
Digamos que essa venda ocorreu 2 anos atrás e que esse processo já se estende por algum tempo em juízo. Dois anos é um prazo relativamente longo para que uma ferramenta ou aplicativo mantenha salvas as conversas.
Normalmente esses aplicativos excluem de forma automática as conversas mais antigas ou, até mesmo, nem salvam essas conversas.
Se a empresa contar com o Google Vault ela pode armazenar essas conversas pelo período de até, 3.650 dias, ou seja, praticamente 10 anos. Basta o responsável da conta configurar o prazo que ele deseja que as conversas fiquem arquivadas.
Com essas conversas arquivadas, o setor jurídico da empresa pode fazer uma defesa baseada em fatos e evidências.
Agora que você já sabe o que é Google Vault, que tal descobrir quais são suas vantagens para uma empresa?
Mas, antes disso, dê uma olhada neste vídeo da Safetc com mais detalhes sobre o Google Vault:
https://www.youtube.com/watch?v=4VCE4u5Stks
Vantagens do Google Vault
Agora que já respondemos o que é Google Vault, vamos falar de algumas das principais vantagens que essa ferramenta possuí.
A primeira vantagem já listamos no tópico anterior, que é a capacidade de reter e analisar dados das conversas e e-mails trocados, possibilitando até mesmo a exportação desses dados / conversas.
Outras vantagens do Google Vault, são:
- Todo o sistema funciona de forma online, ou seja, não é necessário instalar nenhum software ou hardware específico;
- Por ser um sistema todo online, não existe necessidade de manutenção do sistema;
- As mensagens e dados ficam salvos nos dispositivos de cada usuário (por exemplo, no e-mail de cada um) e também nos sistemas da Google;
- Todo o arquivamento é realizado por meio do Google Drive, facilitando o compartilhamento desses dados, bem como sua exportação;
- Plataforma flexível, possibilitando a retenção de dados conforme a necessidade do gestor, basta configurá-la da forma que achar mais necessária;
- É possível armazenar todos os dados em uma conta especifica determinada pelo próprio gestor. Isso permite que os dados se mantenham seguros mesmo com a quebra ou alterações realizadas de forma fraudulenta;
- Os dados retidos no Google Drive por meio da plataforma podem ser organizados de várias formas. Por exemplo, você pode organizar por datas, palavras-chaves dos arquivos ou mesmo por nível hierárquico da empresa. Assim, colaboradores de nível hierárquico menor não conseguem acessar as informações dos cargos superiores;
- Por meio dos relatórios da plataforma é possível verificar a produção de cada colaborador em um determinado prazo de tempo. Em uma auditoria isso pode ser importante para determinar o colaborador que de fato trabalha ou que fica muito tempo ocioso;
- A exportação de arquivos pode ser feita diretamente entre contas do Google Drive, facilitando a comunicação e integração dos setores da mesma empresa.
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Conclusão: não deixe de usar essa poderosa ferramenta
Respondido o que é Google Vault e também listadas algumas de suas vantagens, fica claro os motivos pelos quais uma empresa deve utilizar desse recurso.
Principalmente as empresas que já são assinantes do G Suit, juma vez que essa é uma ferramenta disponibilizada dentro do “pacote” corporativo.
Caso você já possua o G Suit e não utilize ainda o Google Vault, vale a pena incorporar dentro de sua empresa, pois facilitam muito os processos, principalmente quando uma auditoria é realizada.
Veja mais: Como a segurança na nuvem pode melhorar sua imagem
Ficou claro para você o que é Google Vault? Se você acha que uma ferramenta como essa seria útil em sua empresa, converse com a Safetec.
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