– Olha, este projeto é urgente, preciso que me entregue o quanto antes! – Este é um típico exemplo de falha de comunicação nas empresas.
Por quê? Ora, o que quer dizer urgente? Daqui 3 horas, amanhã, esta semana…? Muita coisa foi dita, estresse foi gerado, mas nenhuma informação concreta e objetiva foi passada do emissor para o destinatário.
E este é apenas um exemplo bobo, trivial e corriqueiro. Mas situações como esta, em que a falha da comunicação nas empresas tem um papel determinante, ocorrem todos os dias gerando grandes prejuízos e muitas refações.
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Mas, com auxílio da integração, da colaboração, e do trabalho em equipe, com ajuda da tecnologia, tudo isso pode ser evitado.
Existem 2 outros exemplos clássicos de falha na comunicação da empresa que custaram literalmente milhões de dólares e o atraso de alguns anos em importantes projetos científicos. Vamos abordar os 2 antes de passar para você nossas dicas de como evitar falhas na comunicação empresarial.
Os 2 desastres espaciais causados por falha de comunicação nas empresas.
O caso do Mariner I
Este exemplo de falha de comunicação nas empresas ocorreu em 1962 quando um foguete americano de exploração com destino a Vênus, em uma missão de reconhecimento, explodiu 5 minutos depois de decolar, com grande alarde e cobertura da imprensa.
O prejuízo causado corresponderia hoje a mais de meio bilhão de dólares, sem falar nos danos à imagem do programa espacial e no atraso gerado para novas liberações de verbas.
O motivo de tal desastre? Um engenheiro, ao passar as instruções em código para um computador, as anotou em um papel e, em dado momento, esqueceu de escrever um hífen.
Sim, foi está ridícula falha de comunicação: esquecer de escrever um hífen em um pedaço de papel, que fez o computador do foguete entrar em parafuso e fazer com que ele fosse destruído.
O caso do Mars Climate Orbiter
Qual o sistema de medidas usado nos Estados Unidos? Bom, diferente da maioria esmagadora dos países do mundo, que usa o sistema métrico, também chamado de Sistema Internacional de Medidas, os Estados Unidos usam outro sistema (Costumary System) que usa polegadas, pés e outras coisas estranhas do gênero.
A maioria das pessoas sabe disso, mas parece que em 1999 os engenheiros da Lockheed Martin Astronautics (que usavam o sistema americano) e os engenheiros do Jet Propulsion Laboratory (que usavam o sistema internacional) esqueceram de combinar isso entre eles.
Resultado: mais um exemplo de falha de comunicação nas empresas (ou entre elas) que levou um foguete de milhões de dólares a se desintegrar em pleno ar…
Fonte: Gizmodo
Como evitar a falha de comunicação nas empresas
Dizer apenas que o uso de ferramentas colaborativas e compartilhadas, baseadas na nuvem, com acesso remoto e móvel pode ajudar muito, não seria nenhum exagero.
Mas não é apenas a tecnologia que pode (e deve) ser usada para diminuir as falhas de comunicação empresarial. Algumas atitudes podem fazer toda a diferença e vamos passar algumas delas para você aplicar em seu dia a dia.
1- Definir canais
É preciso que todos na empresa saibam por quais canais devem enviar cada tipo de informação e, da mesma forma, como serão informados sobre elas quando precisarem.
2- Organizar arquivos e rastreabilidade
Não apenas saber qual o canal de comunicação, mas onde elas ficarão arquivadas para consulta e qual o método de classificação dos arquivos para se poder achá-los com facilidade, assim como os autores das informações e os responsáveis por sua guarda e veracidade.
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3- Tudo por escrito!
Este é um exemplo de falha de comunicação nas empresas muito comum. Por isso, nada de terminar uma reunião e não documentar o que foi decidido, ou passar tarefas sem metas claras e prazos definidos, tudo por escrito e arquivado nos locais adequados.
4- Inibir a cultura de “sonegar informações”
Em muitas empresas acaba se criando um clima de competitividade entre funcionários, principalmente no caso da área de vendas, e estes tendem a esconder informações dos colegas com o objetivo de se beneficiar delas, bater suas metas e se destacar no grupo. Uma forma de coibir isso é com o uso de sistemas de informação integrados onde tudo é documentado. Se o funcionário não preencher os dados de seus progressos (visitas, vendas, cadastros de clientes etc.), não será reconhecido por seu desempenho, forçando assim que a informação flua e se torne um patrimônio da empresa, e não pessoal do funcionário.
5- Incentivar o trabalho em equipe e a colaboração
Quem trabalha junto tem que trocar informações, documentos e planilhas, principalmente se contar com bons sistemas para isso.
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6- Não ter medo de perguntar
Recebeu uma missão e não entendeu direito alguns pontos? Pergunte e esclareça suas dúvidas!
7- Termine suas instruções com “Entendeu, alguma dúvida”?
Mas sem intimidar o interlocutor, é claro. Esta é uma maneira de evitar a falha de comunicação empresarial comentada acima, em que um membro da equipe não entendeu as instruções do superior e acha que perguntar pode mostrar fraqueza.
Confira: 7 maneiras de melhorar a comunicação nas empresas
Estas foram apenas algumas dicas para evitar erros de comunicação nas empresas. E se você quiser conhecer um exemplo de como a Safetec pode ajudar seu negócio, confira o Case da AMPLA e os grandes resultados alcançados na melhora do fluxo de informações nesta empresa.
