Google Planilhas, Google Docs, Google Apresentações. Será que só esses programas do Google Workspace são úteis para seu negócio?
Com tudo que uma ferramenta, ou suíte de apps, na verdade, pode oferecer, a maioria das pessoas está estagnada neste 3 apps.
Mas, a realidade é que o Google Workspace tem muito mais potencial, de calendários compartilhados a chat via vídeo e muitas outras vantagens, inclusive construtor de sites e app para tomar notas rapidamente com smartphone ou no PC.
Saiba mais: Cloud computing Google: o que precisar, sempre perto de você
Como tirar o máximo do Google Workspace
O Google Workspace, antigo G Suite, pode até ter diversos aplicativos ideais para escritório, que além de tudo são compartilhados na nuvem e editados em tempo real e de modo colaborativo.
Mas isso não significa que você deve se restringir ao Google Sheets, Google Docs, ou Google Slides. Veja mais alguns dos apps Google e como usá-los para simplificar processos em seu negócio.
Ferramentas do Google Workspace
Abaixo vamos falar um pouco mais profundamente sobre alguns dos recursos do Google Workspace, e como você pode usá-lo na sua empresa para otimizar as tarefas cotidianas.
Google Calendar
Nunca foi tão fácil marcar reuniões, se lembrar de compromissos, ter noção dos feriados e suas datas e interagir com a equipe para acertar datas de entrega e compromissos.
Nem todos valorizam as vantagens do Google Calendar, mas esta lista de dicas talvez te faça mudar de ideia:
- Adicione um compromisso simplesmente clicando na seta para baixo do botão vermelho no topo esquerdo da tela e digitando do que se trata.
- Ative uma secretária robótica que vai te enviar todos os seus compromissos do dia por e-mail, clique na engrenagem no topo direito e: > Settings > Aba Calendars > Edit notifications > Daily agenda.
- Compartilhe os calendários da equipe: Clique na seta ao lado de Other calendars e em Add a friend´s calendar. Insira o e-mail dos membros da equipe. Eles receberão uma mensagem pedindo acesso ao calendário deles.
Google Forms
O Google Workspace ainda tem muito mais a oferecer! Precisando fazer uma pesquisa para definir uma persona para sua empresa, conhecer as preferências do seu público-alvo ou mesmo saber como anda o clima organizacional?
Descubra rapidamente o que aflige sua força de trabalho e crie mecanismos de motivação de equipes a partir desses resultados apurados na pesquisa.
O Google Form é a ferramenta perfeita para isso, confira mais detalhes nesta postagem supercompleta: Como criar pesquisa no Google: tudo que você precisa saber
Clique neste link e veja como criar pesquisas cheias de estilo e interatividade: Google Formulários
E não deixa de acompanhar este vídeo para saber tudo que precisa sobre o Google Formulários:
Hangout
Precisando fazer uma reunião da equipe e cada um se encontra em um local diferente?
Com o Google Hangout você pode fazer chamadas de som e voz, compartilhar a tela, documentos, links e diversas outras informações com muita facilidade e agilidade em grupos de até 25 pessoas!
Além, é claro, de funcionar como um chat via texto.
Veja algumas dicas PRO:
- A pessoa com quem está falando precisa que você desenhe para entender melhor? Clique no ícone de lápis na parte inferior direita da tela de bate-papo e desenhe o que precisar.
- Quer passar mensagens mais personalizadas ao digitar? Formate o texto com estes comandos: Ctrl+B = Negrito, Ctrl+I = Itálico, Ctrl+U = Grifado.
- Da mesma forma que você encontra seus e-mails no campo de busca, você pode achar suas conversas. Digite in: chats seguido de uma palavra de referência para a busca, por exemplo “notas fiscais” e todos os bate-papos onde esta palavra-chave foi citada aparecerão.
Dê uma olhada neste vídeo e veja diversas funcionalidades do Google Hangout em ação:
Crie sites com o Google Sites
Todo mundo fala no Wix quando muitas vezes poderiam estar usando o Google Sites para criar suas páginas web sem ter que se cadastrar em outra ferramenta.
Prático e intuitivo, esta é mais uma opção do Google Suite que a maioria das pessoas não sua por puro desconhecimento.
Se for criar um evento, interno ou externo, esta é uma excelente opção para evitar a contratação de um Web Designer e resolver sozinho a divulgação do local, horário e outros detalhes evento.
E se você quiser facilitar ainda mais seu trabalho, use templates prontos, como estes:
Google Keep: tome notas rapidamente
O Evernote é uma dica recorrente de app para quem quer anotar, via smartphone, tablet ou PC, uma informação importante que achou na web, fotografar uma tela ou anexar um link.
Só que o Google Workspace também tem um app que faz exatamente isso, com a vantagem de que tudo que você fizer estará automaticamente conectado aos outros Google apps que você usa normalmente.
Confira algumas dicas para usar o Google Keep:
- Crie notas em blocos: Arraste suas anotações na tela e crie blocos
- Crie notas lincadas com locais: Quando criar uma anotação, clique em “localização do lembrete” e um papa será anexado à nota.
- Compartilhe com seus contatos: Depois de fazer uma anotação, clique no ícone de compartilhamento (uma cabeça de homenzinho com um sinal de + ao lado) e adicione os contatos desejados.
- Use a voz para fazer anotações: Na tela principal, clique no microfone e “fale agora”, a transcrição para texto é feita automaticamente.
Estes foram apenas alguns dos Apps do Google Workspace, antigo G Suite, que muitas pessoas e empresas deixam de usar. Aproveite nossas dicas e use o Google Workspace em toda sua potencialidade!
Confira mais: O que é o Google Docs? Economia e colaboração em sua empresa
