Para que uma empresa seja bem-sucedida, consistente e demonstre credibilidade junto aos parceiros e clientes, é preciso que, nos bastidores, ela use as melhores dicas de organização no trabalho, para que tudo ocorra com eficiência.
Uma equipe de funcionários com esses atributos é capaz de realizar as tarefas dentro dos prazos, organizar melhor seu tempo, fornecer respostas rápidas às demandas externas ou internas e trazer mais produtividade e eficiência aos processos.
Entretanto, para ter uma equipe assim, é preciso se valer não apenas de ferramentas tecnológicas, mas também de uma boa gestão que incentive a comunicação e a cooperação entre as pessoas. Neste post, iremos te dar algumas dicas de organização no trabalho para deixar o seu time muito mais preparado e integrado. Acompanhe!
Saiba mais: Dicas para melhorar o desempenho no trabalho
3 dicas de organização no trabalho
1. Faça reuniões periódicas
Esta é uma das grandes dicas de organização no trabalho, fazer reuniões periódicas com a equipe — mesmo que através de videoconferências — é essencial por diversas questões:
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Os profissionais poderão expor seus pontos de vista sobre os processos do setor;
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contribuir com soluções para eventuais problemas;
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dividir as tarefas de modo que todos saibam quem são os responsáveis pelas diversas funções;
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fazer o balanço de trabalhos que foram cumpridos e o planejamento dos trabalhos que estão por vir;
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e estabelecer cronogramas, com a organização das tarefas e dos prazos.
Nas reuniões, a equipe se debruça sobre os objetivos a serem cumpridos, fazendo com que os colaboradores realmente se organizem e se integrem para a realização das atividades e melhora da produtividade no trabalho.
Ao contrário, uma equipe que raramente se reúne, presencial ou virtualmente, terá sua comunicação falha, os seus membros isolados e o comprometimento com as responsabilidades diminuído.
2. Use ferramentas de compartilhamento de informações
A tecnologia possui muitos recursos para que uma equipe profissional possa se organizar e se integrar, e não fazer uso deles é perder grandes oportunidades de aumentar a produtividade da sua equipe.
As ferramentas que estão hospedadas na nuvem, por exemplo, são perfeitas para a comunicação e planejamento em equipe, pois elas podem ser acessadas, atualizadas e compartilhadas por qualquer membro autorizado.
Se um membro da equipe está em uma viagem a trabalho, ele não estará isolado, precisando retornar para saber o que está acontecendo na empresa: pelo contrário, poderá acessar todas as informações concernentes ao trabalho de seu próprio celular, tablet ou notebook, caso a empresa use formulários, calendários e agendas compartilhadas na nuvem.
A utilização de sistemas de bate-papo integrados, gerenciadores de atividades e outras ferramentas de trabalho, como e-mail, também é um ótimo recurso para deixar a equipe cada vez mais organizada e alinhada, evitando falhas na comunicação entre os membros do time.
3. Estabeleça metas
Estabelecer metas a serem cumpridas pela equipe é um modo eficaz de reuni-la em torno de um objetivo comum que, para ser alcançado, deve contar com a colaboração de todos.
Através das metas, a equipe será obrigada a se organizar, a dividir funções, a gerenciar os trabalhos uns dos outros e, consequentemente, a se integrar.
O cumprimento dos objetivos previamente definidos, portanto, embora não deixe de ser importante, não é o mais crucial: sua importância maior está nesse papel agregador e de estímulo à auto-organização da equipe.
Que achou de nossas dicas de organização no trabalho? Como você viu, a computação em nuvem é um fator fundamental para isso.
Um caso de sucesso que prova isso é o do Instituto de Olhos do Recife – IOR, que usava apenas e-mails em sua comunicação interna e passou a adotar soluções de comunicação em nuvem sugeridas pela SAFETEC.
Confira: CASE IOR
