É bastante curioso que na chamada era do conhecimento e da comunicação online globalizada, com todas as ferramentas e tecnologias disponíveis, cada vez mais a comunicação eficaz na empresa tem se tornado um desafio para gestores e funcionários.
Em muitos casos a tecnologia se torna uma “muleta” para contornar debates de opinião, postergar ideias e inovações ou desviar a atenção do que precisa ser feito agora. Algumas pessoas se sentem incomodadas em sair da zona de conforto que as mensagens de e-mail lhes trouxeram.
E-mails permitem que as pessoas não precisem conversar frente a frente e facilitam o emprego de pequenos truques, como por exemplo postergar o envio de informações para 5 minutos antes do fim do expediente, conseguindo adiar uma reunião ou decisão, ás vezes crucial, para o dia (ou semana) seguinte.
Apesar dos grandes ganhos que os e-mails trouxeram para as organizações, hoje eles não são mais suficientes para proporcionar uma comunicação eficaz na empresa.
A troca de arquivos em tempo real, as vantagens da mobilidade, do trabalho em equipe e colaborativo, as vídeoconferências, chats e outras facilidades proporcionadas pela comunicação em nuvem, por exemplo, estão ganhando cada vez mais espaço e promovendo os verdadeiros passos consistentes rumo a uma comunicação eficaz na empresa.
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Para atingir uma comunicação eficaz nas empresas é necessário ter em mente os 3 níveis de gestão:
- Estratégico
- Tático (ou gerencial)
- Operacional
E, a partir daí, é preciso usar as melhores ferramentas para que a eficácia da comunicação em cada nível traga os melhores resultados para a organização e seus negócios.
Comunicação eficaz na empresa: integre todos os níveis de gestão
Comunicação estratégica
É muito comum que a alta gestão da empresa, responsável pelo direcionamento estratégico da organização, acabe se afastando dos demais níveis hierárquicos, gerando um isolamento totalmente prejudicial para se atingir os objetivos.
Tanto o nível gerencial como o operacional precisam estar bem informados sobre o que foi decidido pela diretoria, quais os objetivos da empresa, metas a alcançar, recursos disponíveis, campanhas que estão acontecendo e ações que estão em desenvolvimento.
Existem empresas em que nem mesmo missão, visão e valores são claramente compreendidos por todos, o que é um erro.
Nada pior, por exemplo, que um vendedor que é avisado pelo cliente sobre uma campanha que está sendo veiculada na TV e que ele nem sabia da existência. E isso acontece muito!
A comunicação estratégica interna pode ser feita por meio de newsletters, blogs, no site da empresa, boletins internos, convenções de vendas, eventos, inaugurações, jornais internos, murais de aviso e outros. Esta é a comunicação geral, para todos os integrantes da empresa.
Existe um outro nível, entre a alta gestão e a gerência, em que as informações devem ser filtradas, com níveis de acesso e permissão de uso, e isso pode ser feito com compartilhamento de arquivos e planilhas na nuvem ou sistemas internos de informação em tempo real que tornam a comunicação na empresa mais eficaz e também mais segura.
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Comunicação tática
Tanto a comunicação entre pares, isto é, entre gerentes e gestores de áreras, quanto a comunicação destes com suas equipes precisa ser otimizada.
Um gerente precisa saber o que os outros gerentes estão fazendo para que suas ações aconteçam com sinergia e colaboração.
A comunicação com a equipe dever ser transparente e permitir que o líder controle suas ações e desempenho, preferencialmente em tempo real e com dados confiáveis. Sistemas de compartilhamento de arquivos que permitam um trabalho colaborativo são ideias para isso.
É claro que reuniões presenciais e e-mails fazem parte desta realidade. Mas a possibilidade de compartilhar informações em tempo real, acessível e editável por todos (com possibilidade de definir níveis de acesso) é fundamental. Soma-se a isso a mobilidade, que permite que o gerente conheça a agenda de seus funcionários em viagem para outro estado ou as informações que atualizou na planilha de vendas durante uma visita.
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A função do gerente é transformar as diretrizes estratégicas que lhe foram passadas em ações táticas que coordenará e implementará através de sua equipe. Nessa missão, é preciso filtrar as informações e direcionar para as pessoas certas, a quem delegará determinados objetivos.
Da mesma forma, ele deve ser capaz de controlar os resultados e determinar correções de rota. E isso só será possível se a informação fluir até ele. E a melhor maneira de se fazer isso é com ajuda da tecnologia, sendo a comunicação em nuvem uma grande aliada das empresas nesse contexto.
Comunicação operacional
A equipe também precisa conversar entre si. E mais uma vez a mobilidade e o compartilhamento de arquivos se destaca na busca da comunicação eficaz na empresa.
Todas as vantagens apresentadas acima se somam a outras quando se usa um sistema adequado de compartilhamento de arquivos, como rastreabilidade, possibilidade de apontar responsáveis, backup seguro, documentação de decisões, possibilidade de fazer vídeoconferências, chats, compartilhamento de agenda e muito mais.
Em resumo, quem busca a comunicação eficaz na empresa precisa:
- Comunicar a estratégia para os demais níveis.
- Definir as ações táticas e passar as informações corretas do nível gerencial para que o nível operacional as execute.
- Fornecer o feedback com as informações dos resultados operacionais para os demais níveis (gerencial e estratégico).
- Permitir uma comunicação adequada entre os pares de todos os níveis.
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