Onde escritórios de contabilidade perdem clientes?
Um dos grandes gargalos nos escritórios de contabilidade são os processos. Cumprir metas, organizar documentos e manter os prazos são atitudes fundamentais para o bom andamento da empresa. Por causa disso, o retrabalho é muito custoso tanto em relação a valores quanto ao tempo dispensado para execução. Todas as atividades são extremamente críticas para os clientes, pois um pequeno erro em um documento ou a perda de um prazo, pode ocasionar um enorme problema. Focar nestas questões é fundamental para otimizar as atividades realizadas em um escritório de contabilidade, fazer com que sejam feitas de forma mais segura e ágil, em busca de uma maior satisfação da equipe, clientes e parceiros.
Retrabalho constante – O envio de documentação para clientes te custa muito tempo?
Escritórios de contabilidade devem estar sempre munidos da documentação correta de seus clientes. Os dados cadastrais, por exemplo, quando há um novo cliente, precisa ser preenchido corretamente com os diversos dados da empresa para que seja inserido em sua base. Entretanto, o novo cliente nem sempre manda todos os campos preenchidos corretamente ou falta documentação, por isso existe um “vai e vem” enorme dessa planilha para que no fim, você consiga cadastrá-lo, não é mesmo? Ou a Carta de Responsabilidade, por exemplo, que é um documento obrigatório dos escritórios de contabilidade e precisa ser enviado a todos os clientes, com os dados de cada um, anualmente.
A maioria dos escritório perde um tempo muito grande para realizar essa obrigação, pois cada carta é feita uma a uma e depois enviada individualmente, fora o risco de erro na documentação. Já imaginou enviar todas as suas Cartas de Responsabilidade com APENAS UM CLIQUE? Com o Google Apps for Work junto a solução especial da Safetec, isso é possível!
Perda de prazos – Você consegue visualizar em tempo real, todos os seus prazos vencidos e a vencer?
Este é outro grande problema que ocorre nos escritórios de contabilidade. O cumprimento de prazos está relacionado à qualidade e agilidade dos serviços e diretamente ligado a confiança que seus clientes tem na empresa . No entanto, a falta de organização, de uma boa comunicação entre os colaboradores da empresa ou até mesmo da falta de atenção aos diversos prazos diferentes de todos os clientes ao mesmo tempo, pode ocasionar atrasos na entrega dos serviços e consequências irreparáveis para o cliente.
Um alerta que não foi agendado para disparar, um erro de interpretação da planilha, acreditar que a atividade foi fechada por outro colaborador, a ausência do responsável pelos prazos em determinado dia em que várias entregas precisam ser realizadas, são várias as ocorrências relatadas em um escritório de contabilidade onde houve a perda de um prazo.
A grande questão é agilizar a atividade dos colaboradores, deixá-la mais fácil, integrada com as diversas ferramentas que se usa para controle de processos e prazos e assim aumentar a sua produtividade, a satisfação de seus clientes e consequentemente os seus resultados. O uso de aplicações independentes da solução de comunicação, da ferramenta de armazenamento de arquivo e de controle de processos acaba deixando sua equipe passível a erro e ainda tem um baixo índice de aderência.
