É inquestionável o ganho que as empresas tiveram com o surgimento do e-mail. Não só em relação à agilidade da comunicação interna como também para ações de marketing e até fechamento de negócios. Contudo, ele também é um desafio constante na vida do gerente de Tecnologia da Informação (TI), pois, além de criar mecanismos de gestão do correio eletrônico é também preciso se preocupar com alguns problemas com gestão de e-mails: segurança, velocidade e qualidade de entrega, sobrecarga de dados no servidores internos etc.
O que é, afinal, gestão de e-mail
Antes de tudo, é preciso definir que gestão de e-mail é um conjunto de esforços que envolve o controle sistemático da qualidade e da quantidade de mensagens eletrônicas que são enviadas e recebidas por uma organização.
O elevado número de mensagens eletrônicas trocadas pelos usuários do e-mail corporativo, com envio de arquivos anexados inclusive, bem como as que são excluídas, se mal gerenciadas, pode afetar negativamente o desempenho dos servidores – simplesmente porque servidores de e-mail não são projetados para atuar como repositórios.
Por outro lado, é preciso arquivar os e-mails para futuras auditorias ou até para litígios com ex-colaboradores ou fornecedores, por exemplo. Eis o dilema: não dá para deletar as mensagens para sempre e é complicado armazenar. A solução: um bom servidor gestão de e-mail.
4 vantagens de utilizar um servidor para resolver problemas com gestão de e-mail
1 – Mais segurança das informações
A quantidade de ataques que se iniciam por um e-mail (phishing ou download de arquivos maldosos) é impressionante. Os especialistas dizem que os ataques à Sony Pictures, um caso que abalou o mundo em 2014, partiram do descuido dos usuários com o e-mail.
Ao utilizar um servidor, a empresa conta com tecnologia sempre atualizada para proteger seus usuários de tentativas de ataque. Além disso, quando acontecer uma ameaça ela pode ser detectada com muito mais facilidade, tornando os dados corporativos que trafegam pelo e-mail mais seguros.
2 – Mais integração dos canais de atendimento
Com um bom servidor de e-mail, é possível oferecer a todos os usuários uma maneira segura e eficaz de comunicação interna e com o mercado (clientes, prospects, parceiros de negócio, fornecedores etc.).
3 – Mais espaço de armazenamento
Um bom servidor de e-mail oferece mais espaço, pois permite compactar e armazenar grandes quantidades de mensagens fora das máquinas dos usuários. Isso faz com que a empresa não perca os dados que já não são utilizados, tendo-os sempre à mão quando houver a necessidade de consulta sem sobrecarregar as máquinas da operação.
4 – Mais controle da informação
Com um servidor de e-mail, a TI não corre o risco de perder uma troca de e-mail por ter sido deletada pelo usuário. Pensando em casos extremos, em que houve quebra das normas estabelecidas para o uso do e-mail corporativo, é possível resgatar as mensagens e compreender onde está a raiz do problema.
Como está a gestão de e-mail na sua empresa? Você conta com um servidor que evite e ajude a administrar melhor os problemas com gestão de e-mail? Gostou destas dicas? Deixe-nos seu comentário!
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