Você é um gerente que atua com prontidão e cobra resultados de sua equipe de forma consistente, com apoio e presença. Entretanto, sua empresa ainda não conta com uma boa solução de CRM. Algumas vezes, é difícil perceber, mas sua equipe comercial pode estar perdendo um tempo de vendas valioso em pequenas tarefas que, não raramente, podem consumir até 50% do tempo total do expediente de um bom vendedor. Quer ver?
Você sabe quanto tempo seu vendedor perde no cotidiano?
Minutos que viram horas
Muitas das rotinas de representantes comerciais que levam alguns minutos, quando somadas, se transformam em horas. A motivação em vendas, muitos esquecem, também exige que uma empresa proporcione a seus vendedores mais tempo para que eles trabalhem em tarefas que geram faturamento – vendendo, de fato – até porque assim eles recebem melhores comissões e, claro, sente-se mais motivados com seu trabalho.
A motivação em vendas deve incluir maneiras de reduzir a carga burocrática e de retrabalho do pessoal de vendas, sem que as etapas do processo sejam, no entanto, atropeladas. Vamos tomar um vendedor como exemplo, em uma empresa que ainda não possui um bom CRM.
Pedro é um vendedor com 7 anos de casa. Com uma carteira razoável e ciente de seus compromissos, possui uma rotina bastante regrada e não costuma reclamar do trabalho. Vamos avaliar a rotina de Pedro e verificar porque e onde esse profissional está perdendo seu próprio tempo e o tempo da empresa, que poderia estar faturando mais com seus esforços:
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Pedro cumpre uma jornada comum de 40 horas semanais. Por vezes, realiza alguns plantões e horas extras em promoções e campanhas específicas. No total, sua jornada semanal atinge 42 horas, em média.
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Todas as manhãs Pedro gasta 30 minutos para verificar respostas de clientes por e-mail e outros canais online. Com isso, 2,5 horas por semana são gastas apenas checando respostas e observações de clientes.
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A cada semana, nas sextas-feiras, Pedro monta um relatório a respeito do status de suas negociações, para envio à gerência. Em média, ele consome 2 horas montando e preenchendo planilhas, embora os detalhes exigidos pela gerência não sejam muitos.
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Pedro não reclama, mas os contatos que são enviados a ele em Excel estão, muitas vezes, desatualizados e sem qualquer tipo de segmentação, seja por área, setor, grau hierárquico ou localização geográfica. Alguns prospects já receberam contato de outros vendedores, e acabam tendo de ser excluídos da agenda de Pedro. Em média, ele estima que perde uma hora por dia em ligações que poderiam ser evitadas – ou 5 horas por semana.
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Pedro criou um arquivo Excel próprio, no qual realiza o acompanhamento do processo de vendas para cada cliente. Assim ele sabe em que etapa da venda está para cada um deles, e pode planejar as ligações e contatos que fará no dia seguinte. Ele preenche a planilha com dados todos os dias, no final de tarde, gastando cerca de meia hora – o que dá 2,5 horas por semana.
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Muitas informações sobre produtos e arquivos solicitados por prospects e possíveis clientes não estão à mão. Não raro, Pedro tem de interromper seu trabalho para conseguir acesso a essa documentação, ou pedir instruções e apoio a outros departamentos. Em média, ele perde quase uma hora por dia buscando esse tipo de suporte, ou mais 5 horas por semana.
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Sem uma ferramenta de comunicação online, para atualização de diretrizes, instruções e campanhas, reuniões acabam tomando cerca de 4 horas todas as semanas, interrompendo o trabalho de Pedro e outros vendedores.
Tudo bem, Pedro perde bastante tempo, mas não parece tanto assim, certo? Na verdade, se somarmos apenas os itens de desperdício citados, desconsiderando eventuais folgas, faltas por doenças ou outras razões e problemas de natureza diversa, Pedro perde 26 horas por semana em tarefas que não auxiliam em nada sua produtividade – o que o deixa com apenas 16 horas para vender, propriamente. Ou seja, mesmo com horas extras, Pedro vende em apenas 38% de seu tempo na empresa.
Revertendo o quadro com um CRM
Claro, algumas medidas pontuais podem ser tomadas para que Pedro tenha mais tempo para vender. Contudo, algumas das tarefas que ele desempenha, como a produção de relatórios ou o acompanhamento do processo de vendas por cliente, são essenciais para que seu gerente planeje a estratégia comercial e acompanhe resultados. Mas, e com um bom CRM, como ficam as coisas?
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Mensagens e e-mails de clientes são automaticamente encaminhados para cada um dos perfis de prospects e clientes dentro do CRM – Pedro agora recebe notificações sobre as negociações que está conduzindo, logo que abre seu computador.
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Tudo o que Pedro faz ao longo da semana, preenchendo os status e efetuando comentários dentro do CRM, automaticamente são traduzidos em um relatório semanal, enviado pela gerência. Além disso, sua chefia agora pode acompanhar esses dados em tempo real, à medida que Pedro os inclui no sistema.
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O CRM separa automaticamente os prospects e clientes conforme região geográfica, tamanho da empresa, nível hierárquico do contato e tudo mais. Antes de fazer cada ligação agora, Pedro já sabe que tipo de cliente irá encarar e qual discurso será mais eficiente em cada caso.
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O acompanhamento do processo de vendas pode ser todo realizado dentro do CRM, por Pedro ou seus superiores. À medida que faz novos contatos e cumpre as etapas do processo, o sistema guarda informações e mostra a Pedro, inclusive de forma gráfica, qual está sendo o avanço em cada conta que ele gerencia.
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Acabou o inferno de correr atrás de outros departamentos em busca de informações sobre o produto… o CRM permite que um banco de conhecimento seja compartilhado por todos, no qual estão inseridos documentos relativos aos produtos, folders, manuais, prospectos e apresentações.
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A necessidade de reuniões diminuiu. O gerente de vendas pode intervir, de forma online, em cada processo de venda, com dicas e instruções, mesmo quando o vendedor está no meio de uma negociação. Com relatórios mais transparentes e um bom banco de conhecimento, também há menos necessidade de treinamento, e reuniões intermináveis de instruções parecem estar com os dias contados.
A automatização e controle de vendas via CRM e sistemas inteligentes, ao contrário de outras plataformas de suporte a vendas, é capaz de gerar melhorias e criar maior motivação em vendas e produtividade a partir do “dia 1”, em qualquer empresas que ainda empregue métodos arcaicos ou conservadores na área comercial.
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