A história dos computadores no Brasil, e também no mundo, está definitivamente ligada à Microsoft. Com os softwares e sistemas operacionais mais populares no mundo até os dias de hoje, plataformas como o Microsoft Office estão presentes em nossas vidas desde a primeira vez em que utilizamos um microcomputador – e isso vale para quem tem 20, 30, 40 ou até 50 anos de idade. Gerações seguidas cresceram, se desenvolveram e ingressaram no mercado aprendendo a lidar com computadores de um modo muito particular – usando várias gerações do Windows e seus programas e aplicativos, sobretudo o Office.

Acostumados a lidar com sistemas como o do Word, Excel e Powerpoint, mesmo com a era da computação na nuvem, não paramos de “entender” os computadores dessa maneira. Mesmo os mais modernos softwares na nuvem e até mesmo plataformas de texto e cálculos em smartphones e tablets seguem , inevitavelmente a mesma lógica e estrutura. Até o próprio Google se rendeu e, para seu sistema do Google Docs, teve de absorver não apenas os formatos e extensões usados pela empresa rival, mas também sua própria aparência e layout. Convenhamos: todos copiam o Office, e por isso mesmo obtêm algum sucesso e popularidade.

Mas a própria Microsoft, sendo ou não o benchmark das aplicações empresariais, teve de se render a cloud computing. Com seu Office 365, a empresa transformou o modo com que oferece seus sistemas e plataformas, sem no entanto “trair” seus usuários. Porém, muitas empresas ainda têm dúvidas em relação à utilização da ferramenta de forma online. Então, para facilitar – quais seriam as vantagens de fazê-lo?

Na era das “instalações” de softwares, muitas empresas se viam na obrigação de adquirir pacotes de licenças com mil variáveis, considerando computadores diferentes, versões a atualizar, sistemas distintos (como Mac  e PC) e até plataformas móveis, mais recentemente. Utilizar o Office foi se tornando algo complicado com esse raciocínio.

Já no Office 365, online, a plataforma de acesso simplesmente não importa. É possível usar o software e acessar a plataforma a partir de qualquer aparelho, em qualquer sistemas operacional e lugar, sem o uso de números de série ou ter de levar a “caixinha” do software comprado na mala.

Seguir uma tendência é algo hoje cobrado de qualquer empresa que seja referência de mercado. “Inventar moda” é algo totalmente diferente. A Microsoft acertou a mão com o Office 365 – as ferramentas e utilitários do sistema online não causarão estranheza e dúvidas a seus colaboradores: são as mesmas de sempre. Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Sharepoint… todos programas usados há anos, às vezes décadas, por todos aqueles que trabalham em sua empresa.

A razão para manter o formato é simples: é preciso usufruir das vantagens da nuvem, porém sem que os benefícios existentes no produto anterior sejam perdidas.

O Microsoft Office sempre foi um pacote de aplicativos flexível – era oferecido, e ainda é em alguns segmentos, em várias versões. A ideia é que nem todos os usuários precisam utilizar todos os aplicativos, ou ter acesso a funcionalidades específicas.

Com o Office 365 essa flexibilidade apenas aumentou. É possível definir e configurar níveis de acesso, perfis, licenças, assinaturas e até layouts específicos conforme cargo, nível gerencial, área ou setor do colaborador e outras variáveis.

Isso porque os sistemas na nuvem não necessariamente precisam estar limitados a configurações prévias, como ocorria nos sistemas vendidos para instalação direta na máquina. Com isso, perfis podem ser alterados “no meio do caminho”, licenças e níveis de acesso modificados e “licenças” não precisam mais ser transferidas – basta excluir ou adicionar colaboradores, quando for preciso.

Empresas que possuem alto grau de rotatividade com funcionários, como grupos de teleatendimento, por exemplo, podem se beneficiar particularmente da flexibilização de licenças e perfis de uso e aplicações.

Do mesmo modo, o Office 365 permite a empresas lidar de forma muito mais dinâmica com ganhos de escala. Anteriormente, licenças precisavam ser adquiridas, instaladas e modificadas a toque de caixa para acompanhar a evolução da empresa. Quando a mesma encolhia, licenças acabavam ficando em “estoque”.

Com o Office online, ampliar o número de usuário leva apenas alguns minutos e o mesmo se aplica a qualquer tipo de redução no número de colaboradores que utilizam a ferramenta.

Todo mundo se lembra do pandemônio que ocorria em empresas de todo tipo com quedas de energia ou as sazonais (e mais frequentes do que era desejável) quedas de servidores. Funcionários parados, dados perdidos, produtividade indo pelo ralo.

O Office 365, assim como qualquer plataforma que opere a partir da nuvem nos dias de hoje, pode ser acessado de qualquer lugar e de qualquer plataforma. Colaboradores podem manter a comunicação em seus celulares e tablets, usando redes 3G ou 4G como redundância, ou até mesmo recorrer ao trabalho remoto, sem qualquer tipo de perda para sua empresa.

Felizmente, uma inovação que traz novos paradigmas, mas também é capaz de resolver antigos problemas brasileiros que parecem sem solução – como a infraestrutura energética, por exemplo.

Voltando à pergunta lá de cima, sobre “o que pode mudar” sua empresa, coloquemos a coisa da seguinte forma: nada do que você deseja manter precisa ser mudado, mas praticamente tudo aquilo que você não tinha como mudar, embora o desejasse, agora tem uma solução muito mais fácil e indolor.