Saber quando e como migrar para o Google Workspace pode ser a estratégia mais importante para aposentar ferramentas e sistemas obsoletos e ineficientes da sua empresa.
Durante muito tempo, as operações empresariais trabalharam de forma engessada e sem mobilidade. Porque a migração era um processo caro, complexo e extremamente delicado. Hoje, com o avanço tecnológico, é possível – e recomendado – redirecionar e deslocar banco de dados, operações e sistemas.
Principalmente se isso trará mais eficiência e ganhos para o seu negócio.
É importante salientar, no entanto, que a migração continua sendo uma decisão muito importante, que pode comprometer as atividades da sua empresa, caso não seja realizada da maneira correta.
E isso inclui, claro, planejamento, análise, mapeamento e ajuda profissional para garantir a disponibilidade e o sucesso da migração.
Para te auxiliar nessa jornada, preparamos um guia de como migrar para o Google Workspace, com as principais dicas práticas e as vantagens de modernizar a sua estrutura tecnológica com o Google!
Boa leitura!
Quais as vantagens de migrar para o Google Workspace?
Antes de iniciarmos o nosso guia de como migrar para o Google Workspace, precisamos elencar algumas das inúmeras vantagens de realizar a migração. Afinal, a plataforma reúne uma série de aplicativos baseados na nuvem capazes de transformar todos os tipos de negócios.
Com eles, a empresa conquista o poder de operar e se comunicar à distância. E isso é possível, pois as ferramentas disponíveis podem ser utilizadas colaborativamente na nuvem.
Permitindo, assim, que os colaboradores se comuniquem, editem, armazenem e compartilhem documentos. Além de gerenciar operações, integrar soluções e monitorar todas as atividades.
Como você já deve imaginar, saber como migrar para o Google Workspace é elevar o seu negócio a um nível superior de maturidade tecnológica. E isso traz vantagens nos quesitos qualidade, eficiência, produtividade, economia e, claro, no bem-estar dos colaboradores.
Mas e na prática? O que sua empresa pode conquistar ao descobrir como migrar para o Google Workspace?
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Personalização para o seu negócio
O conjunto de aplicativos do Google Workspace pode ser personalizado conforme a demanda da empresa. Isso é viável devido à flexibilidade das soluções e pela possibilidade de integração com outras ferramentas.
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Segurança robusta
Ao migrar para o Google Workspace a sua empresa tem acesso à expertise de uma das líderes do mercado mundial em inovação e tecnologia. Para evitar ataques, roubos e vazamento de dados, o Google estabelece uma série de barreiras robustas de segurança.
Com o uso, por exemplo, de recursos integrados do Cloud Identity, a empresa consegue estabelecer um gerenciamento de usuários, com ferramentas de autenticação multifator e chaves de segurança.
Além, claro, da criptografia e do cuidado em atender todas as diretrizes e normas das principais regulamentações nacionais e internacionais. Para comprovar isso, a empresa possui certificações ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018, SOC ⅔ e tantas outras.
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Pague quanto usar
Outra vantagem muito importante para garantir escalabilidade e otimização de recursos é a modalidade de contratação das ferramentas. Diferente de outras do mercado, o usuário do Google Workspace paga o quanto usar.
Dessa forma, ele não corre o risco de manter aplicações e sistemas ociosos em períodos de queda da demanda. Assim como ele pode reajustar rapidamente a sua estrutura tecnológica caso haja um crescimento repentino, fora do planejamento.
Confira: Quanto custa o Google Workspace?
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Unificação e integração entre as diversas ferramentas tecnológicas
Por fim, uma das maiores vantagens de saber como migrar para o Google Workspace e colocar esse conhecimento em prática é: unificar todas as soluções necessárias em um único espaço digital!
Com a migração para o Google Workspace, os colaboradores não precisam acessar dezenas de aplicações para realizar suas atividades diárias. Basta entrar no Google Workspace e produzir.
E, caso necessitem de outras soluções externas, conseguem contar com o potencial de integração oferecido pelo Google. Assim, é possível acessar as melhores ferramentas com alta comunicação entre elas, garantindo fluidez e praticidade para o dia a dia dos colaboradores.
Sem contar, claro, o acesso a aplicações de produtividade, organização e gerenciamento.
Como você pode notar, as vantagens são inúmeras e não param por aqui. Com o Google Workspace a sua empresa garantirá maiores retornos financeiros, de pessoal e corporativos. Possibilitando, assim, a construção de uma cultura organizacional focada na melhoria contínua para todos!
O que é e como funciona a migração para o Google Workspace
Temos certeza que você já está convencido sobre as vantagens, mas você sabe como funciona a migração para o Google Workspace?
Existem diversos tipos e graus de migração, você pode aprender como migrar para o Google Workspace apenas seus e-mails corporativos. Por outro lado, também é possível fazer a migração de grande dados e aplicações de um servidor diferente, como Microsoft, Amazon etc.
Assim, o funcionamento da migração depende do que você irá transportar para o Google Workspace. E isso, claro, altera o passo a passo desse processo e também os cuidados e ferramentas presentes na migração.
Mas, de maneira geral, para explicar como migrar para o Google Workspace, montamos um passo a passo básico, que pode ser adaptado a diferentes processos. Confira!
Como migrar para o Google Workspace?
Como mencionado, existem diferentes tipos de migração, tanto em relação ao objeto que será transportado, quanto no nível de migração realizado. Essa é uma visão que os responsáveis pelo processo precisam ter muito clara.
Afinal, quanto maior o nível da migração, mais complexa e arriscada ela será. Por isso, o ideal é contar com especialistas no assunto para evitar indisponibilidade, falhas e comprometimento da segurança e da entrega ao cliente final.
Posto isso, vamos ao passo a passo de como migrar dados e informações para o Google Workspace.
1 – Planejamento de migração
Independentemente se você quer saber como migrar e-mail para o Google ou grandes dados, o planejamento de migração é indispensável! Ele será o principal responsável por minimizar os riscos da migração e aumentar os resultados obtidos com ela.
Além de estabelecer as ferramentas de monitoramento que serão utilizadas, para garantir que o processo está seguindo o percurso esperado. Aumentando, assim, as chances de sucesso.
No planejamento devem constar os objetivos da migração, quais ferramentas e processos serão necessários. Além do orçamento disponível e o cronograma a serem seguidos pela equipe. Também é interessante registrar cursos e possíveis capacitações para que os colaboradores operem as novas ferramentas.
2 – Levantamento de todos os processos, dados e informações que serão migrados
Como você já deve imaginar, para desenvolver um planejamento eficiente é preciso mapear todos os processos da empresa. E, principalmente, aqueles que possuem maiores gargalos. Dessa forma, é possível visualizar o potencial de melhoria com o Google Workspace.
Facilitando também a categorização e identificação de prioridades para a migração.
3 – Identificação de qual ferramenta de migração será utilizada
Como mencionado, o Google oferece diferentes ferramentas de acordo com o que será migrado, a origem das aplicações e dados e o seu destino. No terceiro passo de como migrar para o Google Workspace, é preciso, portanto, identificar qual solução Google será necessária.
O ponto positivo é que o suporte do Workspace, os fóruns de discussão e os portais oficiais da plataforma elencam essas ferramentas e oferecem o passo a passo de como e quando fazer a migração para o Google Workspace.
4 – Capacitar o time para utilizar as novas ferramentas
O penúltimo passo de como migrar para o Google Workspace é informar e capacitar o seu time para operar, de maneira eficiente, as novas ferramentas. Afinal, apesar de extremamente intuitivas, as soluções serão novas.
Para garantir o sucesso e usabilidade da plataforma e das aplicações, sua equipe precisa conhecer profundamente as soluções disponíveis. Por isso, foque em treinamentos, tanto os já oferecidos pelo Google, quanto externos.
5 – Monitorar a migração e ajustar processos ineficientes
Por fim, monitore todas as etapas e resultados da migração para o Google Workspace. Este é um passo fundamental para ratificar suas escolhas. E, sem dúvidas, garantir que os processos estão sendo seguidos conforme o planejamento.
Caso necessário, ajuste as velas, mude as estratégias e não hesite em buscar ajuda de experts para potencializar seus resultados.
Você pode, inclusive, se antecipar e contar com ajuda de especialistas em Google Workspace antes mesmo de começar a sua migração!
Fale com o time Safetec e veja como podemos te ajudar a modernizar sua estrutura tecnológica com eficiência, segurança e personalização!
